Wie is viadan
Viadan is opgericht door Danny Dekker. Na jarenlang ervaring op te hebben gedaan als (directie)secretaresse voor diverse werkgevers ben ik in het najaar van 2011 van start gegaan met Viadan. De flexibele ondersteuning voor projectsecretariaat en officemanagement. Ook wel de 'Virtual Assistent of VA' genoemd omdat veel van de projecten vanuit de eigen goed uitgeruste locatie uitgevoerd worden en de communicatie veelal op afstand verloopt.
Viadan kan voor zowel korte als langlopende opdrachten ingehuurd worden.
Naast Viadan ben ik sinds maart 2012 actief betrokken als bestuurslid (secretaris) van Fem2Business. Fem2Business (F2B) is een netwerkplatform voor vrouwelijke ondernemers gevestigd in de fusiegemeente Schagen, Hollands Kroon, Den Helder en Texel. Recent hebben we het programma voor 2013 bepaald en het wordt weer mooi! Zie ook de website van Fem2Business. Ook staat het event Connect2Success later in de planning. Connect2Success is een netwerkbijeenkomst waar vrouwelijke ondernemers uit de hele Kop van Noord-Holland elkaar ontmoeten en de plaats waar netwerkorganisaties voor vrouwelijke ondernemers elkaar vinden.
Benieuwd naar een uitgebreide omschrijving van mijn voorgaande werkgevers, taken en afgeronde opleidingen? Bezoek dan ook eens mijn LinkedIn profiel.
Wat doet Viadan
Tijdens het vrijblijvende kennismakingsgesprek van ongeveer een uur wordt gekeken waar uw bedrijf (tijdelijk) ondersteuning nodig heeft.
Benieuwd naar uw eigen tijdsbesparing? Om u een idee te geven van de mogelijkheden hebben wij onderstaande pakketten samengesteld. Uiteraard kan alles naar eigen wens ingevuld worden en zitten hier geen verplichtingen aan verbonden. De pakketten zijn een indicatie (en inspiratie).
A. Projectsecretariaat en officemanagement (vanaf 1 uur per week)
- Agendabeheer
- Beheer e-mail
- Zakelijke correspondentie
- Data-entry
- Dictaten uitwerken
- (digitaal) Archiveren
- Facturatie
- Inkoop kantoorbenodigdheden
- Reis- en routeplanner
- Vertalingen (in samenwerking met een extern bureau)
B. Projectsecretariaat van A-Z (Pakket A+B, vanaf 3 uur per week)
(incl. pakket A)
- Notuleren
- Actie- en besluitenlijst monitoren (communicatie projectteam)
- Bewaken planning (projecten, actielijsten etc.)
- Evenementen/congressen organisatie (bij grote evenementen werken wij samen met een evenementenbureau)
- Campagnebeheer
- Ondersteuning bij organisatie van congressen/evenementen (inschrijvingen, facilitair, inhoudelijk advies en ondersteuning)
- Advies en begeleiding opzetten nieuw secretariaat
C. Communicatie (pakket A+B+C vanaf 4 uur per week)
(incl. pakket A+B)
- Interviews afnemen en uitwerken
- Contentbeheer website
- Schrijven van nieuwsberichten
- Begeleiding lay-out en eindredactie documenten (jaarverslagen, rapporten)
- Beheer zakelijk LinkedIn/Twitter
- Begeleiding drukwerk (in samenwerking met drukkerij)
- Begeleiding nieuwe huisstijl (communicatie met ontwerper en drukkerij)
- Relatiegeschenken (advies, ontwerp, inkoop en orderbegeleiding)
- Advertenties (advies, ontwerp en realisatie)
Notuleren
Viadan notuleert op de laptop en indien geweest met een recorder. De opname ontvangt u achteraf. Er zijn verschillende manieren voor het uitwerken van de notulen.
- Actie- en besluitenlijst
- Samenvattend verslag
- Uitgebreid verslag met standaard informatie
- Uitgebreid verslag met specifieke informatie
- Woordelijk verslag (altijd met recorder)
De uitwerktijd verschilt per onderdeel. Voor notuleren hanteren wij een vast standaard tarief van 45,00 Euro excl. BTW per uur inclusief een correctieronde. Voor de voorbereiding rekenen wij 50% van het tarief. Voor maandelijks terugkerende bijeenkomsten/vergaderingen rekenen wij in overleg een ander tarief.
| Verslag | Vergadertijd | Uitwerking (geschat) |
| actie- en besluitenlijst | 1,0 uur | 1,0 uur |
| samenvattend verslag | 1,0 uur | 1,5 uur |
| uitgebreid verslag | 1,0 uur | 2,0 uur |
| uitgebreid specifiek verslag | 1,0 uur | 2,5- 3,0 uur |
| woordelijk verslag | 1,0 uur | 2,5- 3,00 uur |
Aanpak en resultaat
Aanpak
Wanneer u eraan denkt om Viadan in te schakelen zal er een afspraak met u ingepland worden om de details door te nemen. Tijdens dit gesprek worden het eventuele takenpakket, plan van aanpak, de tijdsduur en het tarief doorgenomen. Na overeenstemming ontvangt u een opdrachtbevestiging en kunnen wij direct voor u aan de slag.
Heeft u een grotere opdracht? Geen probleem, Viadan beschikt over een uitgebreid netwerk op diverse taakgebieden.
U huurt Viadan in op freelance basis. Iedere maand ontvangt u een factuur voor de werkelijk gemaakte uren. Afhankelijk van de grootte van de opdracht is het mogelijk om een vast bedrag af te spreken zodat u weet waar u financieel aan toe bent voordat we starten met de opdracht.
Resultaat
Naast het feit dat de werkzaamheden vakkundig, op tijd en via duidelijke communicatie afgerond worden heeft het inhuren van Viadan nog meer voordelen:
- het levert u persoonlijk meer tijdwinst op. Wist u dat: als u zelf meer dan twee uur per week besteedt aan administratieve en secretariële taken en uw uurtarief rond de 70 Euro per uur ligt u per jaar bijna 6500 Euro verliest?
- u bespaart in de toekomst advertentiekosten en u heeft geen dure bemiddelingskosten als u zoals vroeger tijdelijk personeel inhuurt via het uitzendbureau;
- u heeft geen kosten aan loonheffingen, werknemersverzekeringen, bijdrages en afdrachten.
- u schakelt Viadan in wanneer u wilt. En hoe langer we samenwerken hoe makkelijker dit gaat.
Home
Welkom om de site van Viadan
De oplossing voor flexibele ondersteuning voor projectsecretariaat en officemanagement. Zoals u op de website kan zien zijn we alweer druk aan het werk! Wilt u meer informatie over Viadan? Neem gerust een kijkje op de website en als er vragen zijn... contact is zo gelegd!
Referenties
Viadan werkt momenteel of heeft recent gewerkt voor:
ActueelSail Den Helder 2013
- November 2012 tot juli 2013: projectassistente bij Sail Den Helder 2013 . Taken zijn onder andere ondersteuning directeur Sail Den Helder 2013 en beheer website www.saildenhelder.nl en beheer Social Media (Twitter, LinkedIn en Facebook).
Kinderdagverblijf De Keet in Waarland en Winkel (doorlopend project)
- beheer inschrijvingen kinderopvang, TSO, gastouderbureau
- inkoop relatiegeschenken tbv van sponsoring
- facturatie gastouders en beheer inbox e-mail gastouderbureau
Bewindvoering (doorlopend project)
- Verwerkingen digitaal archief voor een bewindvoerder.
Joulz en Stedin (gezamenlijk project, voorheen ENECO)
- Begeleiden en realiseren van evaluatierapport Oostland II. Gereed juni 2013.
Ooms Communicatie (doorlopend project)
- beheer websites Ooms Communicatie en Helder in de Kop
Stichting Surplus (doorlopend project)
- helpdesk internetsites voor de 35 basisscholen
Fem2Business
Secretaris van Fem2Business. Fem2Business is een netwerk van vrouwelijke onderneemsters uit de kop van NH. Sinds maart 2012 vervul ik met veel plezier de functie van secretaris. Samen met drie andere bestuursleden organiseren wij netwerkbijeenkomsten (4 x per jaar).
Afgeronde opdrachten
Horizon College
- Gastles op 18 oktober 2012 aan de eerstejaars leerlingen 'directiesecretariaat'
- Gastles op 12 november 2012 aan de VMBO leerlingen over het vak 'secretaresse'.
Basisschool De Zwerm in Winkel
- Ondersteuning overgang van oude naar nieuwe website. Teksten, foto's en technisch beheer en overgang.
Project afgerond
Basisschool De Zwerm in Sint Maarten
- Ondersteuning overgang van oude naar nieuwe website. Teksten en foto's.
Project afgerond
De Middenstander
- Wekelijks redactioneel stuk voor de rubriek 'Binnen bij'. Een interview met de lokale ondernemer in het gebied Hoorn-Enkhuizen (31.000 huishoudens)
Stichting Buitenschoolse Activiteiten Surplus (BAS)
- 2 x basiscursus Excel voor medewerk(st)ers Tussenschoolse opvang (TSO).
Referenties
Monique Ooms (klant) heeft Viadan aangenomen als een secretariele service in 2012
Belangrijkste kwaliteiten: Waar voor uw geld, Hoge integriteit, Creatief
“Ik heb Danny leren kennen toen ze nog voor Stichting Surplus werkte. Voordat ik werk aan haar uit handen gaf, wist ik dus al dat ze een snelle denker en doener is. Bijna nog voordat jij een vraag bedenkt, heeft zij het antwoord al klaar. Ze is heel servicegericht, betrouwbaar en komt altijd met creatieve oplossingen. Daarbij is het een stralende, positieve persoonlijkheid, waarmee het fijn samenwerken is.” 20 februari 2012
Nel Groet , Directeur obs De Zwerm (klant) heeft Viadan aangenomen als webcontent beheerder in 2012
Belangrijkste kwaliteiten: Deskundige, Waar voor uw geld, Op tijd
“Danny heeft in zeer korte tijd en op zeer korte termijn onze nieuwe website gevuld en een zeer schappelijke factuur toegezonden!” 20 maart 2012
Helma Gram, Directeur Financieel Economische Zaken, GGZ NHN (collega)
“Danny heeft haar werk als directiesecretaresse bij GGZ NHN altijd met veel enthousiasme gedaan. Ze houdt van het aanpakken van zaken en voert niet alleen uit, maar denkt zelf ook actief mee. Ze is een open en eerlijk persoon, werkt accuraat en staat open voor feedback. Danny is een prettig persoon om mee te werken. Helma Gram GGZ Noord Holland Noord Directeur Financieel Economische Zaken” 10 februari 2012
*Enkele aanbevelingen die Viadan heeft ontvangen op Linkedin
Vragen
Wat kost het om Viadan in te huren?
Viadan werkt op een tarief per uurbasis. Het tarief is geheel afhankelijk van de aard en duur van de werkzaamheden.
Werkt Viadan ook voor een vast totaaltarief?
Heeft u liever een vast tarief voor de gehele opdracht? Dat is geen probleem, wij maken een offerte op basis van uw gegevens.
Is Viadan in het bezit van een VAR verklaring?
Ja, Viadan heeft een VAR-WUO verklaring. De werkgever is hierdoor niet verplicht om loonbelasting te betalen voor de werkzaamheden die Viadan uitvoert.
Betaal ik Viadan door bij ziekte?
Nee, bij Viadan worden alleen de daadwerkelijk gewerkte uren gefactureerd.
Vanaf hoeveel uur is Viadan in te huren?
Dat kan al vanaf 1 uur per week.
Wanneer is Viadan te bereiken?
Dat is een van de voordelen van een freelance projectsecretaresse of officemanager. Wij werken niet van 9.00-17.00 uur maar plannen alle werkzaamheden in per week en zijn makkelijk te bereiken. Telefonisch zijn we altijd bereikbaar. Zitten we bij een opdrachtgever dan kan het zijn dat u de voicemail krijgt. U wordt binnen enkele uren teruggebeld. Via de e-mail zijn wij 7 dagen per week te bereiken. U zult zelf ervaren hoe makkelijk dit werkt.
Sluit ik een contract af met Viadan?
Ja, u sluit een freelance overeenkomst af. Daarin staat welke werkzaamheden door Viadan gedaan worden, het tarief en de periode.
Wat gebeurt er als ik of Viadan niet tevreden is over de manier van samenwerken of over het resultaat?
In het contract met Viadan worden deze voorwaarden opgenomen. Maar door het maken van duidelijke afspraken hopen we deze situatie te voorkomen. Viadan staat voor open en eerlijke communicatie.
Vacatures
Ben jij een
freelance projectsecretaresse of managementassistent
in Noord-Holland
Regelmatig ben ik op zoek naar freelance secretaresses. Zodra er een opdracht binnenkomt bij Viadan kan er gebruik worden gemaakt van dit netwerk. Via LinkedIn en Social Media houden wij elkaar op de hoogte van de nieuwste opdrachten.
Functie-eisen
Viadan hecht belang aan de volgende kenmerken:
je hebt een open, betrokken, oprechte en dienstverlenende freelancer;
je bent bereid om ook buiten de reguliere kantoortijden te werken voor het notuleren van avondvergaderingen;
je neemt en draagt graag verantwoordelijkheid;
je bent ondernemend, onderhoudend en gaat pro-actief te werk;
je bent betrokken bij moderne communicatiemiddelen en actief op sociale netwerksites;
je bent nauwkeurig;
je hebt een gedegen opleiding en minimaal 5 jaar werkervaring;
je hebt ruime ervaring met het gehele officepakket;
je bent in het bezit van een VAR verklaring;
Viadan zoekt voor haar netwerk zowel parttime als fulltime medewerkers. Geef in je CV aan hoeveel uur je zo kunnen werken en op welke dagen/avonden je meestal beschikbaar bent.
Je komt bij Viadan niet in loondienst, maar je stuurt een overzicht van je gewerkte uren inclusief je (vooraf) besproken tarief.
E-mail jouw CV, motivatie en beschikbare uren naar info@viadan.nl. Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.
Neem contact op met viadan
|
viadan Juttepeer 14, 1731 WT Winkel 06-83169938 info@viadan.nl BTW 185391813B01 Rabobank 169.173.909 KvK Alkmaar 54203201 |
Grotere kaart weergeven |